Petra Dogterom

Een dag uit het leven van een Round Table Producer

8 vragen aan Petra Dogterom

Hoe lang werk je al bij Heliview PMS?

Ik werk hier nu, met een tussenpauze, ruim 3 jaar. Ik ben 5 jaar geleden begonnen als Marketeer en belde om deelnemers te werven voor congressen en Round Tables. Dat deed ik onder andere voor Microsoft. Hierna was ik toe aan een nieuwe uitdaging en heb ik bijna 2 jaar elders gewerkt. Toen kwam ik een oud-collega tegen in de supermarkt en van het een kwam het ander. Ik ben toen begonnen als Round Table Producer bij Heliview PMS.

Wat is een Round Table precies?

Een Round Table is een kleinschalige, interactieve discussie op management- of directieniveau. Over het algemeen gaan de discussies over IT-gerelateerde onderwerpen. De Round Table wordt geleid door een onafhankelijke moderator, zodat deelnemers de vrijheid voelen om kennis te delen. In samenwerking met de klant, de kennispartner, wordt de doelgroep afgebakend. Zij geven aan wie ze aan tafel willen en wie er bij het onderwerp passen.

Beschrijf eens een werkdag van een Round Table Producer.

Geen enkele dag is hetzelfde. Soms maak ik een planning aan het eind van de week voor de week daarop. Als ik ‘s maandags op kantoor kom kan ik die planning weggooien. De dag loopt zoals ‘ie loopt. Maandagochtend maak ik meestal voortgangsreportages. Die stuur ik naar de klanten van de verschillende Round Table projecten die ik momenteel onder m’n hoede heb.

Op maandagmiddag heb ik overleg met het Round Table team om de projecten die lopen én die gaan komen te bespreken. Zo weet iedereen wat er speelt. Ook de rest van de week praat ik tussendoor met de Marketeers om te kijken of alles goed gaat. Worden er genoeg deelnemers geworven? Zijn de deelnemers de juiste? Verder heb ik contact met de verschillende moderators waarmee we samenwerken en reserveer ik de locaties voor de diverse events. Daarnaast zet ik de bellijst klaar, waar ik strak moet sturen op goede data en aan het eind van de week bekijk ik de planning van de Marketeers voor de week daarop.

Op de dag van een Round Table zelf ben ik daar de hele dag aanwezig om alles in goede banen te leiden. Het is leuk om dan in ‘real-life’ samen te zien komen waar je al die weken naartoe hebt gewerkt. Na een Round Table ga ik nog terug naar kantoor om aandacht te geven aan andere lopende projecten en feeling te houden met het team. Dat vind ik erg belangrijk want uiteindelijk moet je het toch samen doen.

Over welke vaardigheden en eigenschappen moet je beschikken als Round Table Producer?

Je moet tegen stress kunnen. En je moet ook heel gestructureerd en georganiseerd kunnen werken.

Wat vind je het leukste aan werken als Round Table Producer?

Het leukste vind ik dat geen dag hetzelfde is. Dat geeft heel veel afwisseling in de functie. Ik vind het hartstikke leuk om met een team bezig te zijn en samen iets te creëren. Als je dan een positieve reactie krijgt van een klant, is dat heel erg mooi. Het is een stukje waardering die je ook weer met het team kunt delen. Ik vind het ook leuk dat ik veel ballen tegelijkertijd in de lucht moet houden. Ik werk momenteel op 8 of 9 projecten tegelijkertijd. Je verveelt je nooit.

Heb je een leuke anekdote van iets wat je hebt meegemaakt bij Heliview PMS?

Het teamgevoel is uitermate goed. Dat merk ik terug bij het warme onthaal als ik ’s morgens binnen kom, maar ook toen ik onlangs naar de kapper was geweest en een aardig stuk van mijn haar had laten knippen. Mijn collega’s waren zo nieuwsgierig dat ze niet wilde wachten tot de volgende keer dat ze me op kantoor zagen, maar me met voltallig team hebben gefacetimed. 

Welke stappen moet je doorlopen om tot een succesvolle Round Table te komen?

Communicatie met de klant en het team is key. We hebben verschillende processen die ons inzicht geven in het verloop van Round Tables. Inzicht en communicatie zijn heel belangrijk. Het is ook belangrijk om dichtbij het team te staan en regelmatig eerlijke feedback te geven. Iedereen weet dan goed waar hij/zij aan toe is. Op die manier maak je het succesvol.

Waarom zou een klant juist voor Heliview PMS kiezen om een Round Table te organiseren?

Wij nemen een stukje zorg uit handen. We zijn de tussenpersoon tussen een doelgroep die een bedrijf voor ogen heeft. Op deze doelgroep hebben ze vaak geen grip. Ze willen er graag kennis mee maken, maar weten niet hoe. Een Round Table is dé vorm om die groepen samen te brengen. Soms hebben klanten ook behoefte aan informatie, waarvan ze niet weten hoe ze daaraan moeten komen. Dit nemen wij allemaal uit handen. Dat geeft de klant veel rust.